総合商社など、外部から頻繁に電話がかかってくることが多い職場では、作業中の仕事が電話で中断されることもよくあります。

外部からの電話は予期せぬ時間にかかってきて、電話内容によっては長電話になったりで、通話時間ぶんがそのまま残業時間に食い込む理由にもなります。

かといって、相手が取引先やお客様の場合途中で電話も切る訳にもいかないので、会社によっては「これも仕事のうち」と何も改善策を打たないことも多いです。

実際、私が以前勤めていた会社でも内勤の社員が電話応対で時間を取られる姿を見て「なんか無駄な動きがあるなぁ」と感じ改善策を施しました。

それらを元に、改善のヒントをいくつかご紹介します。

電話で商談しない

いきなり乱暴な提案ですが、電話とは自分も相手も会話のために作業と時間が制約されます。

あのホリエモンもライブドアの社長時代(から今も)、商談は全てメールでやり取りしていました。

今ではメール以外にも、chatwork(チャットワーク)のようにプッシュ通知機能のある連絡ツールがありますので

そのようなツールで連絡をやり取りすれば、今自身(または相手)が忙しい時でも連絡自体は可能で、

片手間な時に連絡事項を確認し返事をすることができます。

 

未だにテレアポを行ったり電話営業する会社も結構ありますが、テレアポは短時間なのでいいとして、

電話営業は相手も不愉快に感じることが多いので別の営業手段を取ったほうがいいと思われます。

 

情報は一元化する

以前勤めていた出版社で、在庫情報と出荷日のカレンダー、書籍のISBNコード一覧がそれぞれの資料にまとめられており、

書店からの問い合わせに応対するにしても非常に効率が悪かったことがあります。

これらの情報を一元化してEXCELシートにまとめてクラウドで保管することにより、社員のパソコンから同じ資料を見ることが可能です。

相当規模以上の会社でしたら、このような情報の一元化は行っていますが、まだまだ遅れている会社では情報が整理されていませんので、対策を行うと作業効率が上がります。

 

通話を中断する際は必ず保留ボタンを押す

すでに行っている会社では当たり前のことですが、一旦会話を中断する時に保留ボタンを押さない人がいます。

受話器を手のひらで包んで聞こえないようにしているのですが、相手からすると結構すき間から聞こえていたりします。

これは電話機の保留機能の使い方がよくわからない年配の人や新入社員がよくやらかします。

会話の内容によっては相手方に聞かれてはいけないこともありますので、

社内の誰かに確認するために一旦会話を保留する際には必ず保留ボタンを押しましょう。